De reiskostenvergoeding in 2026 zorgt bij werkgevers voor verwarring: welk bedrag mag u onbelast betalen en moet u eerdere maanden aanpassen? De onbelaste grens is €0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Controleer eerst uw arbeidsafspraken. Bereken daarna een eventuele nabetaling op basis van aantoonbare kilometers en laat uw salarisadministratie bepalen hoe deze correct wordt verwerkt.
Wat verandert er bij de kilometervergoeding?
Voor reizen met eigen vervoer kunt u in 2026 maximaal €0,25 per kilometer onbelast vergoeden. Dat bedrag geldt niet uitsluitend voor een eigen auto. Ook bijvoorbeeld fietsritten kunnen binnen de regeling vallen. De maximale kilometervergoeding beschrijft de fiscale grens, niet automatisch het bedrag waarop iedere medewerker recht heeft.
Dat onderscheid is belangrijk. Een werkgever kan een arbeidsvoorwaarde hebben afgesproken die anders luidt dan het fiscaal toegestane maximum. Ook een cao kan bepalend zijn. Een hogere belastingvrije grens verandert zo’n afspraak niet in alle gevallen vanzelf.
In de week na Prinsjesdag krijgen fiscale bedragen extra aandacht. Deze verhoging hoeft echter niet uitsluitend als toekomstig plan te worden behandeld. De Belastingdienst heeft al toegelicht hoe werkgevers haar in de loonadministratie kunnen toepassen. Controleer daarom uw huidige instelling in plaats van te wachten op een algemene jaarwisselingupdate.
Begin bij de afspraak met uw medewerker
Lees de cao, arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek naast elkaar. Staat daarin een vast kilometerbedrag? Of verwijst de regeling naar het maximaal onbelaste bedrag? Die formulering kan verschil maken voor uw verplichtingen.
Controleer ook voor welke ritten de vergoeding is afgesproken. Woon-werkverkeer en zakelijke ritten kunnen administratief verschillend worden geregistreerd. Leg vast welke afstand u gebruikt en hoe wijzigingen worden doorgegeven. Een medewerker die verhuist, kan niet onbeperkt op basis van het oude adres blijven declareren.
De afspraken over reiskosten op Ondernemersplein helpen om fiscale ruimte en werkgeversafspraken uit elkaar te houden. Of u moet betalen en hoeveel, hangt onder meer af van de toepasselijke arbeidsvoorwaarden. Bespreek onduidelijke formuleringen met uw salarisadviseur of arbeidsrechtelijk adviseur.
Een praktische verbetering is één helder overzicht voor medewerkers. Daarin staan het bedrag, de toegestane ritten, de manier van declareren en de ingangsdatum. Dat voorkomt dat verschillende leidinggevenden hun eigen uitleg geven.
Een rekenvoorbeeld met een nabetaling
Stel dat een medewerker in een fictieve situatie een retourafstand van 40 kilometer heeft. Deze medewerker reist twaalf dagen per maand naar kantoor. Dat levert 480 vergoedbare kilometers op, als die ritten binnen de gemaakte afspraken vallen.
Bij €0,23 bedraagt de vergoeding €110,40. Bij €0,25 wordt dat €120. Het verschil is €9,60 voor die maand. U hoeft daarvoor geen ingewikkelde berekening te maken: het aantal betreffende kilometers maal €0,02 levert het extra bedrag op.
| Onderdeel van het voorbeeld | Berekening | Bedrag |
| Vergoeding bij €0,23 | 480 × €0,23 | €110,40 |
| Vergoeding bij €0,25 | 480 × €0,25 | €120,00 |
| Verschil voor deze maand | 480 × €0,02 | €9,60 |
| Eventuele nabetaling over 4.000 eerdere kilometers | 4.000 × €0,02 | €80,00 |
Die laatste regel is alleen toepasbaar als de eerdere kilometers voldoende zijn onderbouwd en u het verschil daadwerkelijk wilt of moet vergoeden. De fiscale mogelijkheid is geen reden om automatisch voor iedere werknemer hetzelfde bedrag over te maken.
Hetzelfde geldt voor uw bedrijfsbudget. Twintig medewerkers die ieder 6.000 kilometer per jaar declareren, kosten bij een verhoging van twee cent gezamenlijk €2.400 extra per jaar. Dat is een rekenvoorbeeld, geen gemiddelde voor Nederlandse werkgevers.
Hoe verwerkt u terugwerkende kracht?
De juiste werkwijze hangt af van wat u eerder heeft betaald en hoe dat bedrag is verwerkt. De Belastingdienst geeft voor de verwerking in loonaangifte verschillende situaties aan. Maak daarom geen algemene correctie zonder uw bestaande administratie te bekijken.
U betaalde eerder €0,23 of minder
Wanneer u het verschil alsnog uitbetaalt, kan de aanvullende vergoeding onder de voorwaarden gericht vrijgesteld worden verwerkt. De Belastingdienst beschrijft dat een nabetaling in een volgende loonperiode kan plaatsvinden. Hiervoor hoeft u in deze situatie niet automatisch alle eerdere aangiften te corrigeren.
Zorg wel dat uw salarisadministratie het bedrag kan herleiden naar de betreffende kilometers. Bewaar de berekening bij de loonadministratie. Een omschrijving als ‘extra vergoeding’ zonder onderbouwing maakt controle onnodig moeilijk.
U betaalde al meer dan €0,23
Is het deel boven de oude grens eerder als belast loon verwerkt, dan kan correctie van eerdere aangiften nodig zijn. Daarbij kan maximaal twee cent per betreffende kilometer anders worden behandeld. Laat uw salarisverwerker beoordelen welke tijdvakken en looncomponenten geraakt worden.
Een vergoeding boven €0,25 wordt niet door deze verhoging volledig onbelast. Voor het resterende meerdere gelden de normale fiscale regels. Ook situaties waarin bedragen eerder in de werkkostenregeling zijn aangewezen vragen om een aparte beoordeling.
Controleer kilometers vóór u bedragen wijzigt
Een hoger tarief maakt onjuiste ritgegevens niet juist. Controleer daarom de registratie voordat u een nabetaling berekent. Daarbij zijn vooral wijzigingen in woonadres, kantoorlocatie en thuiswerkpatroon relevant.
Gebruik bij variabele declaraties de werkelijk ingediende en goedgekeurde gegevens. Bij een vaste vergoeding gelden specifieke voorwaarden. Zet een vaste maandvergoeding niet zonder meer om in een losse berekening op basis van een schatting van het aantal kantoordagen.
Neem daarnaast dubbele registratie weg. Een zakelijke afspraak onderweg naar kantoor kan in twee systemen terechtkomen. Een eenvoudige controle op datum, traject en declaratiesoort voorkomt dat dezelfde rit tweemaal wordt betaald.
Plan vervolgens het betaalmoment. Een zakelijke rekening maakt de uitbetaling zichtbaar, maar vervangt de fiscale onderbouwing niet. Het bankbedrag moet aansluiten op de berekening in de salarisadministratie.
Eigen vervoer en openbaar vervoer vragen een andere afweging
Bij eigen vervoer is het kilometerbedrag een duidelijke rekeneenheid. Bij openbaar vervoer kunt u onder voorwaarden ook de werkelijke kosten vergoeden. Het is daarom niet vanzelfsprekend dat iedere medewerker met een treinabonnement beter af is met een bedrag per kilometer.
Kies een regeling die past bij uw reispatronen en administratieve mogelijkheden. Een medewerker met wisselende klantbezoeken heeft andere behoeften dan iemand die dagelijks hetzelfde traject aflegt. Controleer de voorwaarden voordat u een abonnement, mobiliteitskaart of kilometerregeling naast elkaar aanbiedt.
Voorkom dat kostenbeheersing uitsluitend draait om het laagste bedrag. Betrouwbaar vervoer kan bijdragen aan bereikbaarheid en een werkbare planning. Bij kantoorkosten beheersen hoort daarom ook een afweging tussen aanwezigheid, werkruimte en reisbewegingen. Een hybride werkafspraak moet operationeel kloppen, niet alleen financieel.
Maak de wijziging begrijpelijk voor medewerkers
Vertel medewerkers welk tarief u toepast en waarom. Noem ook of er een nabetaling komt, over welke periode en wanneer deze op de loonstrook verschijnt. Een duidelijke toelichting voorkomt dat werknemers zelf verschillende bedragen gaan verwachten.
Laat zien dat het om twee beslissingen gaat. De fiscale grens bepaalt wat onder voorwaarden onbelast kan. Uw arbeidsvoorwaarden bepalen welke vergoeding u aanbiedt of verschuldigd bent. Beide verdienen een zorgvuldige uitleg.
Wanneer u tegelijkertijd kosten besparen onderzoekt, communiceer die projecten afzonderlijk. Een wettelijke of fiscale wijziging gebruiken als onduidelijke aanleiding voor versobering leidt gemakkelijk tot misverstanden. Reken de verschillende opties eerst door en bespreek vervolgens de concrete gevolgen.
Rond de administratie af vóór de jaarwisseling
Controleer de kilometerregeling, de declaratiegegevens en de looncomponenten in samenhang. Geef wijzigingen een eigenaar en een duidelijke uitvoeringsdatum. Vraag uw salarisverwerker om te bevestigen dat de instelling en eventuele terugwerkende kracht correct zijn verwerkt.
Daarmee wordt de verhoging een overzichtelijke administratieve aanpassing. Medewerkers weten waar zij aan toe zijn en uw bedrijf voorkomt dat een kleine tariefwijziging later een grote herstelactie veroorzaakt.
Veelgestelde vragen
Wat is de onbelaste reiskostenvergoeding in 2026?
De grens voor eigen vervoer is €0,25 per kilometer. De voorwaarden en uw arbeidsafspraken blijven bepalend voor de toepassing.
Moet iedere werkgever het bedrag verhogen?
Niet automatisch. Controleer de cao en gemaakte afspraken. Een fiscale maximumvergoeding is niet hetzelfde als een algemeen verplicht tarief.
Kan ik eerdere maanden nabetalen?
Dat kan onder voorwaarden. Bereken het verschil op basis van de betreffende kilometers en laat de loonverwerking controleren.
Moeten eerdere loonaangiften altijd worden aangepast?
Nee. De werkwijze verschilt naar gelang de eerdere betaling en fiscale verwerking. Een gewone nabetaling bij een eerder lager tarief vraagt niet automatisch om correctie van iedere maand.
Geldt het kilometerbedrag alleen voor auto’s?
Nee. De regeling voor eigen vervoer kan bijvoorbeeld ook fietsritten omvatten. Voor openbaar vervoer kan vergoeding van werkelijke kosten een alternatief zijn.
